MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

PENGERTIAN PERALATAN KANTOR • Peralatan kantor yaitu segenap alata yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha. • Menurut The Liang Gie peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakaihabis dalam pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha. • Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR • Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor (office machines) dan alat-alat bukan kantor. Macam-macam peratalan yang termasuk mesin-mesin kantor a. Mesin kartu berulang (pursged card machines) b. Mesin jumlah (adding machines) c. Mesin hitung (calculating machines) d. Mesin tulis (type writers) e. Mesin pengganda (reproducing machine) f. Mesin label (labelling machines) g. Mesin pembuka sampel surat (letter openers) h. Mesin penomor (numbering machines) i. Mesin penghimpun lembar stensil (collator) j. Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul (folding machines and mail inserter) k. Mesin perekam (tape recorder dictahpome, transcriber) l. OHP (over head projector) m. Mesin foto copy MEMILIH PERALATAN DAN MESIN KANTOR • Menurut Drs. Moekijat dalam bukunya Tata Laksana Kantor , khususnya memilih mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal berikut : a. Mesin-mesin yang akan dipakai hendaknya benar-benar diperlukan b. Jenis mesin hendaknya praktis c. Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan e. Mutu mesin harus benar-benar baik f. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan g. Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan h. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah i. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilakukan dengan mudah j. mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai k. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan l. Apakah ada ruang kantor untuk mesin tersebut FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERALTAN KANTOR • Dalam melaksanakan pekerjaan perencanaan kantor, ke 7 faktor berikut hendaknya diperhatikan dengan seksama : 1. Pekerjaan dan cara menyelesaikannya 2. Kebutuhan pegawai perseorangan 3. Penghematan jumlah waktu dan nilai waktu seluruhnya 4. Fleksibilitas penggunaannya 5. Harga dan penanaman modalnya 6. Kemampuan kesatuannya 7. Nilai keindahannya FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERALTAN KANTOR • Dalam melaksanakan pekerjaan perencanaan kantor, ke 7 faktor berikut hendaknya diperhatikan dengan seksama : 1. Pekerjaan dan cara menyelesaikannya 2. Kebutuhan pegawai perseorangan 3. Penghematan jumlah waktu dan nilai waktu seluruhnya 4. Fleksibilitas penggunaannya 5. Harga dan penanaman modalnya 6. Kemampuan kesatuannya 7. Nilai keindahannya Penggunaan mesin komunikasi Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut dengan pesawat kantor., yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri (maupun) dengan lingkungan sekitar (ekstern). Adapun jenis atau macam-macam mesin komunikasi itu diantaranya intercom/ airphone, telephone, hand phone switch board dan telephone answering machine. 1. Pengertian intercom Intercom berasal dari bahasa inggris yaitu intercommunication yang mempunyai arti hubungan didalam, fungsi intercom di lingkungan kantor : a. sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya. b. memperluas (menambah) saluran komunikasi dalam suatu instansi atau kantor. c. Menghindari mondar-mandirnya para pegawai. d. menghemat waktu dan tenaga. Pengertian telephone • Telephone berasal dari kata tele yang berarti jauh dan phone yang artinya suara berhubungan. Telephone yaitu penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. • Macam-macam pesawat telephone: - Pesawat tunggal : pesawat yang dipergunakan di rumah - PMBX : pesawat telephone yang menggunakan operator - PABX : pesawat telephone yang pengoprasiaannya tanpa menggunakan oprator Pengertian faksimile • Berasal dari bahasa latin yaitu fac artinya bikin dan simile artinya serupa. • Dalam istilah administrasi perkantoran faksimile diterjemahkan dengan istilah jiplakan yang berarti salinan yang sepenihnya sama dengan warkat aslinya. Fungsi-fungsinya v Untuk mengirim informasi atau dokumen ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan v Untuk menerima informasi dari berbagai tempat v Apabila mesin faksimile itu dilengkapi dengan sistem memori maka faksimile dapat difungsikan untuk : q Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar q Mencetak samapai beberapa lembar q Menyimpan berbagai alamat Langkah-langkah penggunaannya 1. Siapkan data yang akan dikirim, dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah 2. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju 3. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan 4. Tekan tombol YES 5. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board 6. Lakukan pengkopian data atau informasi 7. Siapkan data yang akan dikirim, dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah 8. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju 9. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan 10. Tekan tombol YES 11. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board 12. Lakukan pengkopian data atau informasi

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari My Habit. Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow My Habit dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh My Habit pada tanggal Thursday, November 12, 2015