HAL-HAL LAIN YANG BERHUBUNGAN DENGAN KANTOR

Salah satu yang menjadi hal penting yang berhubungan dengan administrasi kantor yaitu ergonomics. Ergonomi berasal dari kata ergon dan nomos. Ergon berarti kerja, nomos berarti aturan atau hukum. Dengan demikian ergonomics diartikan sebagai aturan dalam bekerja. Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan dengan lingkungan fisik termasuk di dalamnya hubungan dengan kantor dan segala peralatan serta sistem yang digunakan. Implikasinya dalam kehidupan ialah bahwa di dalam melaksanakan pekerjaan itu hendaknya manusia selalu menyadari bahwa ada aturan kerja yang harus dituruti. Menurut difinisi tersebut prinsip dasar dalam ergonomics ialah menyesuaikan manusia dengan pekerjaannya. Jika hal itu tidak dapat dipenuhi maka akan disesuaikan pekerjaan dengan manusianya. Manusia bukan hanya harus mendapatkan pekerjaan, tetapi pekerjaan yang diperoleh itu harus mampu memelihara harkat dan harga dirinya sebagai manusia. Dengan kata lain pekerjaannya harus manusiawi. Dimana di dalamnya terkandung pengertian adanya jaminan keselamatan, keamanan dan kenyamanan selama bekerja. Di dalam ergonomics terkandung makna penyerasian jenis pekerjaan dan lingkungan kerja terhadap tenaga kerja atau sebaliknya. Hal ini terkait dengan penggunaan teknologi yang tepat, sesuai dan serasi dengan jenis pekerjaan serta di dukung oleh penggunaan teknologi yang tepat, sesuai dan serasi dengan jenis pekerjaan serta diperlukan pemahaman tentang bagaimana caranya memanfaatkan manusia sebagai tenaga kerja seoptimal mungkin sehingga diharapkan tercapai efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang optimal. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa ergonomics merupakan ilmu terapan yang mempelajari dan mencari pemecahan persoalan yang menyangkut faktor manusia dalam proses produksi. Dapat dikatakan pula ergonomics sebagai teknologi untuk mendesain / mengatur kerja. Sedangkan ruang lingkup ilmu ergonomics meliputi sejumlah aplikasi beberapa ilmu lain yang saling mendukung, seperti ilmu anatomi, ilmu faal, ilmu psikologi, ilmu teknik dan sejumlah ilmu lain yang secara bersama-sama menempatkan faktor manusia sebagai fokus utama dalam rangkaian kerja yang terdapat dalam sistem kerja, dimana sebagai salah satu faktor penentu keberhasilan kerja. Ada beberapa aspek dalam penerapan ergonomics yang perlu diperhatikan, antara lain : 1. Faktor manusia Penataan dalam sistem kerja menuntut faktor manusia sebagai pelaku / pengguna menjadi titik sentralnya. Ada beberapa faktor pembatas yang tidak boleh dilampaui agar dapat bekerja dengan aman, nyaman dan sehat, yaitu : a. Faktor dari dalam (internal factors) Yang berasal dari dalam diri manusia seperti umur, jenis kelamin, kekuatan otot, bentuk dan ukuran tubuh, dll. b. Faktor dari luar (external factor) Yang dapat mempengaruhi kerja atau berasal dari luar manusia, seperti penyakit, gizi, lingkungan kerja, sosial ekonomi dan adat istiadat, dll. 2. Faktor Anthropometri Pengukuran yang sistematis terhadap tubuh manusia, terutama seluk beluk baik dimensional ukuran dan bentuk tubuh manusia. Antropometri yang merupakan ukuran tubuh digunakan untuk merancang atau menciptakan suatu sarana kerja yang sesuai dengan ukuran tubuh penggunanya. Ukuran alat kerja menentukan sikap, gerak dan posisi tenaga kerja, dengan demikian penerapan antropometri mutlak diperlukan guna menjamin adanya sistem kerja yang baik. Ukuran alat-alat kerja erat kaitannya dengan tubuh penggunanya. Jika alat-alat tersebut tidak sesuai, maka tenaga kerja akan merasa tidak nyaman dan akan lebih lamban dalam bekerja yang dapat menimbulkan kelelahan kerja atau gejala penyakit otot yang lain akibat melakukan pekerjaan dengan cara yang tidak alamiah. 3. Faktor Sikap Tubuh dalam Bekerja Hubungan tenaga kerja dalam sikap dan interaksinya terhadap sarana kerja akan menentukan efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerja. Selain SOP (Standard Operating Procedures) yang terdapat pada setiap jenis pekerjaan. Semua sikap tubuh yang tidak alamiah dalam bekerja, misalnya : • Sikap menjangkau barang yang melebihi jangkauan tangannya harus dihindarkan. • Penggunaan meja dan kursi kerja ukuran baku oleh orang yang memiliki ukuran tubuh yang lebih tinggi atau sikap duduk yang terlalu tinggi sedikit banyak akan berpengaruh terhadap hasil kerjanya. 4. Faktor Manusia dan Mesin Penggunaan teknologi dalam pelaksanaan produksi akan menimbulkan suatu hubungan timbal balik antara manusia sebagai pelaku dan mesin sebagai sarana kerjanya. Dalam proses produksi, hubungan ini menjadi sangat erat sehingga merupakan satu kesatuan. Secara ergonomis, hubungan antara manusia dengan mesin haruslah merupakan suatu hubungan yang selaras, serasi dan sesuai. 5. Faktor Pengorganisasian Kerja Pengorganisasian kerja terutama menyangkut waktu kerja, waktu istirahat, kerja lembur dan lainnya yang dapat menentukan tingkat kesehatan dan efisiensi tenaga kerja. Diperlukan pola pengaturan waktu kerja dan waktu istirahat yang baik, terutama untuk kerja fisik yang berat. Jam kerja selama 8 (delapan) jam / hari diusahakan sedapat mungkin tidak terlampaui, apabila tidak dapat dihindarkan, perlu diusahakan group kerja baru atau perbanyakkan kerja shift. Untuk pekerjaan lembur sebaiknya ditiadakan, karena dapat menurunkan efisiensi dan produktivitas kerja serta meningkatnya angka kecelakaan kerja dan sakit. Ergonomics juga dapat dilihat dari beberapa faktor dan dilihat dari segi : a. Efek Psikologis, seperti : • Perabot kantor dan perlengkapannya dihubungkan dengan luas ruangan yang tersedia, ini mengurangi kelelahan pada saat menggunakannya. • Cahaya/ventilasi dan penggunaan lampu ruangan akan membuat karyawan lebih senang dan betah bekerja. • Kondisi temperature, kelembaban udara dalam ruangan serta larangan untuk tidak boleh merokok. • Faktor suara, kebisingan dalam ruangan akan menggangu suasana kerja. b. Efek Psikologi, seperti : • Ukuran tinggi, besar dan berat dari perabot kantor hrus disesuaikan dengan keadaan jabatan dan karyawan yang akan menggunakannya. • Pengaturan letak perabot, jarak dekat atau jauh dari jangkauan karyawan perlu diperhatikan, seperti letak telepon, computer, printer dan sebagainya. c. Efek Sosiologis, seperti : • Adanya pengelompokan pekerja dan system informasi yang cepat dan efektif . • Pembentukan tim-tim khusus untuk menyelesaikan suatu proyek / pekerjaan akan menimbulkan efek sosiologis yang baik. • Perhatian terdapat pembentukan spesialisasi, penyediaan ruangan khusus sehingga dapat menjaga hal-hal yang bersifat pribadi dan rahasia perusahaan mempunyai pengaruh sosiologis. d. Efek Komunikasi, seperti : • Memperhatikan alat komunikasi, apakah selalu berhadapan atau menggunakan elektronik komunikasi seperti telepon, computer, atau papan pengumuman. Beberapa hal yang berhubungan dengan ergonomik yaitu : 1. Pengukuran dan Antropometrik Antropometrik adalah suatu bidang ilmu yang berhubungan dengan pengukuran tubuh manusia. Misalnya tinggi badan dan jangkauan tangan. Isu - isu mengenai jangkauan, kenyamanan penglihatan, dan tinggi meja menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. 2. Aspek Ergonomik dari stasiun kerja a. Pemasukan data Pemasukan data adalah pekerjaan yang berorientasi pada hard copy, sehingga operator akan jauh lebih banyak menghabiskan waktunya untuk melakukan pengetikan dibanding dengan melihat ke layar tampilan. o Dari sisi beban otot, pekerjaan pemasukan data memberikan beban yang sangat besar pada tangan, pergelangan tangan, jari jemari, dan lengan. Penyelesaian yang baik atas persoalan ini adalah dengan mengurangi beban jari jemari dan pergelangan tangan dengan memberikan semacam penyangga bagi jari jemari dan pergelangan tangan.Selain itu posisi pergelangan tangan dan jari jemari harus tepat, sehingga ketinggian dan posisi papan ketik menjadi faktor yang sangat penting. o Dari sisi beban tubuh, terlihat bahwa pekerjaan pemasukan data memberikan beban yang besar pada punggung dan bahu. Untuk situasi ini, kita memerlukan kursi yang tepat. Kursi yang digunakan harus dapat memberikan dukungan pada pinggang dan akan lebih baik lagi apabila tinggi kursi dapat diatur. Selain itu pekerjaan pemasukan data juga memerlukan penggerakan tubuh, terutama bagain leher dan kepala untuk melihat ke arah dokumen sumber, sehingga keluhan adanyan leher yang sakit dapat dipahami. b. Akuisisi data Merupakan jenis pekerjaan yang dapat dikatakan berkebalikan dengan pemasukan data dalam hal karakteristik bebannya. Macam-macam pekerjaan yang termasuk dalam kelompok ini antara lain adalah operator telepon, pengatur lalu lintas udara dan petugas pos yang bertugas dibagian surat elektronik. Dalam pekerjaan-pekerjaan diatas, para pekerja lebih banyak menghabiskan waktunya untuk menatap layar tampilan yang ada dihadapan mereka. Untuk mengurangi beban visual sebaiknya disediakan layar tampilan dengan kualitas character yang baik, kontras karakter ke layar yang tinggi, serta kendali kilau yang memadai. c. Pekerjaan Interaktif Ragam interaktif dari pemanfaatan layar tampilan mempunyai variasi yang sangat banyak. Pekerjaan tersebut bervariasi mulai dari pemrogram komputer dan insinyur perancangan berbantuan komputer (yang bekerja dengan daya kreatifitas tinggi karena mereka dapat bergerak leluasa kesana kemari sesuai keinginan mereka) sampai kepada petugas reservasi yang duduk diam terpaku untuk periode yang cukup lama. Sehingga terdapat perbedaan yang sangat besar dalam hal tuntutan pekerjaan dan beban yang mereka harus hadapi pada berbagai jenis operator yang menggunakan peralatan secara interaktif. d. Pekerjaan pengolahan kata Orang-orang yang banyak bekerja dengan program-program pengolahan katapun juga dapat dikelompkkan kedalam pekerjaan yang harus mereka lakukan. Pekerjaan pengolahan kata bervariasi dari mereka yang bekerja sebagi tukang ketik (yang banyak menghabiskan waktunya untuk mengetik dan sedkit waktu untuk melihat kelayar komputer, dan hanya sedikit melakukan pengetikan ketika ia harus membetulkan tulisan yang ada dihadapannya). 3. Pencahayaan a. Cahaya langsung, yang berasal dari matahari yang menerobos masuk lewat jendela atau berasal dari sumber cahaya buatan, misalnya dari bola lampu. b. Cahaya Tak langsung yang dipantulkan oleh: • Tembok atau partisi • Langit-langit rumah plafon • Lantai rumah • Bahan-bahan yang ada disekitar layar tampilan, misalnya pemegang dokumen. • Bagian atas dari meja yang digunakan • Pakaian yang digunakan oleh operator (meskipun sangat kecil) 4. Suhu dan Kualitas Udara Isu mengenai bertambah panasnya udara menjadi sangat penting untuk diperhatikan, karena perubahan suhu udara yang sedikit saja akan mempengaruhi kinerja seseorang. Dalam suhu udara yang panas menjadi salah satu persoalan umum, selain semakin berkurangnya konstrasi kerja. 5. Gangguan Suara Seperti ketika anda duduk sendirian didalam sebuah ruangan berpengontrol udara (ber-AC) yang ketika anda nyalakan mengeluarkan suara yang lembut. Tetapi semakin lama suara pengontrol udara tersebut bersuara semakin keras (karena sudah berumur agak lama) sehingga konsentrasi anda semakin lama semakin buyar seiring dengan bunyi pengontrol udara yang semakin keras. 6. Kesehatan dan Keamanan Kerja Aspek keamanan dan kenyamanan kerja ketika anda menggunakan stasiun kerja dapat dipengaruhi oleh kondisi umum kesehatan anda. Sejumlah penelitian menunjukkan bahwa kondisi kesehatan yang bervariasi secara signifikan dapat mempertinggi resiko ketidaknyamanan, kelelahan otot dan persendian, bahkan cedera, serta sejumlah resiko kesehatan yang lain. Kondisi kesehatan itu antara lain : • Radang persendian • Penyakit gula • Berat badan yang berlebihan • Darah tinggi • Stress • Merokok • Kehamilan, menopouse dan kondisi lain yang mempengaruhi tingkat hormon • Umur yang semakin bertambah • Kondisi fisik yang jelek 7. Kebiasaan Dalam Bekerja Selain kondisi kesehatan yang prima, penempatan mebel, peralatan kantor dan penempatan sumber cahaya, kebiasaan bekerja pun dapat mempengaruhi kinerja anda selama anda bekerja menggunakan layar tampilan. Agar anda selalu merasa nyaman dalam bekera, biasakan untuk selalu: • Bekerja dalam keadaan sesantai mungkin dan dalam posisi yang benar. Hindarkan posisi yang dapat mengakibatkan ketidaknyamanan, bahkan cidera, otot. • Mengubah posisi duduk anda untuk mencegah kelelahan otot. • Berdiri dan mengambil beberapa menit untuk mengendorkan ketegangan otot dann lakukan olahraga ringan beberapa kali sehari. • Mengusahakan untuk tidak mengetik dalam jangka waktu yang lamayang memberikan tekanan fisik yang berat pada anda. • Mengambil istirahat sejenak secara periodis. Anda akan mendapat pengalaman bahwa istirahat dalam waktu singkat dan sering jauh lebih bermanfaat dibanding dengan istirahat yang lama tetapi jarang. • Memeriksa kebiasaan kerja anda dan tipe pekerjaan yang hendak anda lakukan. Bagilah waktu anda untuk bekerja secara bergantian sehingga anda tidak duduk dalam selang waktu yang lama atau melakukan satu aktifitas yang sama terus menerus hal ini selain untuk menghidnari kelelahan juga untuk mencegah dari kejenuhan. SUMBER : Alma, Buchari. 2006. Pengantar Bisnis. Bandung : Alpha Bea. http://agnienanditha.blogspot.com/2011/11/pengantar-bisnis.html

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari My Habit. Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow My Habit dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh My Habit pada tanggal Thursday, November 12, 2015