1. Pendahuluan
Manajemen kantor sering disebut “Administrasi kantor” adalah keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi agar proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses pembuatan keputusan. Manajemen kantor adalah aktivitas mengelola dan membuat keputusan.
Manajemen kantor dilihat dari segi manajemen merupakan kegiatan :
1. Merencanakan.
2. Mengorganisasikan.
3. Mengarahkan.
4. Mengendalikan.
5. Mengoordinasikan
6. Mengawasi.
7. Menyempurnakan.
8. Menertipkan ketatausahaan.
Batasan Manajemen Kantor.
1. Jasa
2. Jabatan
3. Gedung kantor
4. Ruang kerja.
5. Biro.
Manajemen kantor dilihat dari sudut sasaran adalah segala kegiatan penataan yang ditujuhkan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dalam system perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.
Aktivitas Kantor terbagi atas :
1. Kegiatan komunikasi.
2. Kegiatan kalkulasi.
3. Pengelolaan Warkat.
4. Penyusunan Laporan.
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin.
Di samping itu ada aktivitas tambahan yang juga dianggap penting yaitu :
1. Menulis.
2. Mengarsip.
3. Mencek.
2. FUNGSI KANTOR
Fungsi Kantor terdiri atas :
1. Penerima Informasi.
2. Pencatatan Informasi.
3. Penyusunan Informasi.
4. Pemberian Informasi.
5. Perawatan Aktiva.
Rekors dan reports
Records ialah pernyataan fakta atau pendapatan tertulis yang penting untuk kebutuhan masa depan sebagai bahan pengambilan keputusan dan sebagai bahan perbandingan.
Untuk bagian produksi, kantor menyimpan catatan mengenai pembelian bahan baku, jam kerja masing-masing pegawai, perlengkapan yang digunakan, catatan biaya mesin, pemeliharaan, penyusutan, catatan inventaris, dan jumlah unit produksi.
Untuk bagian marketing menyimpan catatan gaji dan komisi bagian penjualan, volume penjualan masing-masing penjual menurut daerah penjualan, barang-barang yang laku dan yang dikembalikan oleh konsumen.
Mengenai personil dicatat data personil, kualifikasi, golongan gaji, pengalaman kerja dalam perusahaan, masa pengusulan naik pangkat dsb.
Koresponden
Manajemen kantor bertanggung jawab mengawasi komunikasi tertulis, khususnya surat menyurat. Sepertiga pekerjaan kantor mengenai komunikasi tertulis, surat menyurat, surat masuk, surat keluar, koresponden antar departemen, dan memo.
o Pengiriman dan penerimaan surat
Memusatkan penanganan surat-surat melalui pos adalah suatu prinsip tanggung jawab yang yang baik dan terpusat. Sebab surat masuk dan surat keluar harus diatur dengan baik. Surat keluar dan masuk diberi agenda atau nomor surat sehingga mudah dicari bila diperlukan dan di arsipkan.
Sistem arsip seringkali menggunakan kode dalam tiga macam bentuk, yaitu :
1. Sistem alphabetic, dilakukan dengan menggunakan huruf abjad, dengan mengelompokkan unit perunit.
2. Sistem numeric, dengan menggunakan angka, dikelompokkan dengan nomor tertentu. Missal kode 00 : urusan umum, 10 : personalia, 20 : pemasaran, dsb.
3. Sistem alphanumeric, gabungan penggunaan abjad dan angka. Misalnya, S201 : urusan Bandung, dsb.
3. KEPEMIMPINAN MANAJEMEN
Kepemimpinan adalah proses untuk mempengaruhi kegiatan kelompok yang terorganisasi dalam upaya untuk menetapkan dan mencapai tujuan. Agar pemimpin ini kuat tanggap akan dunia lain maka seorang pemimpin harus mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi antara lain.
1.Perubahan diri pemimpin.
2.Perubahan masalah.
3.Perubahan tehnik informasi.
4.Perubahan lingkungan
5.Perubahan ruang lingkup
6.Perubahan teknologi.
Tugas pemimpin yang utama adalah :
1. Membuat keputusan.
Keputusan dalam arti umum reaksi atas stimulasi oleh karena itu reaksi hanya berdasarkan gerak hati atau hasil pikiran yang dipertimbangkan. Jadi keputusan itu adalah kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi masa yang akan datang atau yang sedang terjadi.
2. Menetapkan sasaran.
Sasaran harus ditentukan dengan kokoh, spesifik, berkiblat pada hasil dan mengandung imbalan.
1. Memilih dan mengembangkan petugas.
2. Mengadakan komunikasi.
3. Memberikan motivasi.
4. Pengawasan pelaksana.
Jenis- jenis keputusan.
1. Keputusan teknis (dilakukan oleh petugas, mandor)
Ruang lingkup terbatas, biasanya untuk kebijaksanaan yang diambil untuk masalah rutin.
2. Keputusan operatif (dilakukan oleh manajer pelaksana)
Keputusan yang dilakukan berhadapan langsung pada karyawan.
3. Keputusan eksekutif (dilakukan oleh pimpinan pelaksana)
Lebih bersifat pedoman pelaksanaan yang sifatnya strategis.
4. Keputusan manajerial (dilakukan oleh manajer puncak)
Keputusan yang bersifat strategi organisasi, rencana induk, kebijkan umum, pola umum tentang sistim kerja.
4. Kualifikasi pokok manajer kantor.
1. Kualifikasi pribadi
Seorang manajer kantor harus memiliki imajinasi, sabar, keinginan bekerjasama, berinisiatif, terbuka, loyal dan memiliki rasa humor. Penelitian menunjukkan sopan dan integritas adalah karakteristik yang sangat menarik untuk manajer kantor.
Harus mampu memimpin, mampu berpikir, dan merencanakan dan melihat dari segala aspek organisasi tidak secara terpisah-pisah. Selain memiliki kemampuan secara administratif juga menjadi seorang penjual, menjual ide yang anda miliki dapat kepada top management dan mempengaruhi teman sejawat.
2. Pendidikan dan latihan.
3. Pengalaman
5. Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis
Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting.
Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business secretary, dan executive secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola koresponden dan mengawasi pekerjaan administrative.
Pekerjaan secretary antara lain, mencatat pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai, urusan korespondensi, kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis, dan berbagai pekerjaan administratif lainnya.
6. Hal – hal yang berhubungan dengan kantor.
Menurut Betty L. Schroeder dan Diane Routhier Graf dalam bukunyan yang berjudul office System and Administration, menguraikan ruang lingkup administrasi kantor. Meliputi :
1. Office Technology
Mencakup hal-hal sebagi berikut :
a. Data/information Processing, memproses data dan teknologi.
b. World/Information Processing.
c. Communication Technology, meliputi telepon, telekomunikasi dan sebagainya.
d. Records Management technology, Computer system.
e. Ergonomic
2. Office Administrations
Mencakup antara lain :
a. Business Travel.
b. Reference Materials, bahan-bahan referensi penting, fasilitas riset, dsb.
c. Conference and meetings.
d. Information production, internal and external distribution.
e. Documen production, bahan-bahan dokumen, mengenali dokumen, memproduksi dokumen.
f. General Office Procedures, meliputi perencanaan, organisasi dan supervise.
g. Written Communication, meliputi surat menyurat, membuat proofreading, mengedit surat, copy dan membuat abstrak.
h. Oral Communications, mencakup pembuatan pidato, sambutan, menerima, dan member kritik, menjadi pendengar yang efektif.
7. Beberapa hal penting sehubungan dengan administrasi kantor.
A. Ergonomics
Ergonomics adalah suatu studi ilmiah tentang hubungan karyawan dengan lingkingan fisik termasuk didalamnya hubungan dengan kantor dan segala peralatan serta system yang digunakan. Pengaturan ergonomics memudahkan karyawan langsung menggunakan peralatan kantor, tersedianya alat tulis, material, yang mudah dicapai. Segenap elemen yang memberik pengaruh psikologis, fisik, logis, sosiologis berpengaruh pada sikap dan performance dari karyawan termasuk ergonomics.
Faktor ergonomics dilihat dari segi :
1. Efek psikologis, misalnya :
• Perabot kantor dan perlengkapannya dihubungkan dengan luas ruangan yang tersedia, harus dapat mengurangi kelelahan pada saat menggunakannya.
• Cahaya/ventilasi dan penggunaan lampu ruangan akan membuat karyawan lebih senang dan betah bekerja.
• Kondisi temperature, kelembaban udara dalam ruangan, larangan tidak boleh merokok.
• Faktor suara, kebisingan dalam kantor akan mengganggu suasana kerja.
2. Efek phisiologi, misalnya :
• Ukuran tinggi, besar, berat dari perabot kantor harus disesuaikan dengan keadaan jabatan dan karyawan yang akan menggunakannya.
• Pengaturan letak dari perabot, jarak dekat atau jauh dari jangkauan karyawan perlu diperhatikan. Seperti letak telepon, letak komputer, printer dsb.
3. Efek sosiologis, misalnya :
• Adanya pengelompokan pekerja, dan system informasi yang cepat dan efektif mencapai masing-masing kelompok pekerja.
• Perhatian terhadap pembentukan spesialisi, penyediaan ruangan khusus, sehingga dapat menjaga hal-hal yang bersifat pribadi dan rahasia perusahaan mempunyai pengaruh sosiologis.
4. Efek komunikasi, misalnya :
• Perhatikan alat komunikasi kantor, apakah selalu berhadapan, face to face atau menggunakan electronic communication, seperti telepon intern, computer, modem, papan pengumuman, dsb.
B. Pengaturan Business Travel
business travel adalah perjalanan bisnis, perusahaan biasanya menyediakan anggaran tertentu untuk bepergian dalam rangka bisnis. Secretaries yang mengurus kegiatan business travel harus paham dan mengerti seluk beluk biro perjalanan, kendaraan yang akan digunakan, pemesanan tiket pesawat, dsb. Maka sekretaris harus memiliki brosur - brosur terbaru dan siap digunakan sebai informasi yang valid, atau memiliki daftar telpon yang siap dihubungi untuk segala macam informasi.
Beberapa hal penting harus diperhatikan dalam pengaturan business travel, yaitu :
1. Organisasi dan Prosedur travel.
2. Persiapan Itinerary
3. Tipe Perjalanan
4. Dokumen yang dibawa
5. Tindak lanjut.
C. Konferensi atau Konvensasi pertemuan
• Konferensi atau Konvensasi didefinisikan sebagai pertemuan formal dari sekelompok orang dengan tujuan tertentu. Konferensi ini disponsori oleh sebuah lembaga atau perushaan.
• Meetings atau rapat.
Belum ada tanggapan untuk "ADMINISTRASI KANTOR"
Post a Comment