BENTUK-BENTUK ORGANISASI FORMAL

Salah satu usaha untuk menjamin adanya flesibilitas dalam rangka pengembangan organisasi, maka bentuk organisasi harus sesederhana mungkin. Dalam perkembangannya sampai sekarang ini pada pokonya ada enam macam bentuk organisasi yang masing-masing mempunya kebaikan dan keburukan. 1) Organisasi Lini (Lini Organization) Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai kepada setiap orang yang berada pada jabatan terendah. Setiap kepala unit mempunyai tanggung jawab untuk melaporkannya kepada kepala unit satu tingkat diatasnya. Organisasi lini kini hanya dapat diterapkan untuk organisasi kecil. Kebaikan organisasi lini : a. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi pada umunya besar, sebab mereka sling mengenal satu sama lain. b. Disiplin kerja para anggota, umunya tinggi. c. Antara para anggota dapat terbina saling pengertian yang sebaik-baiknya. d. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi brjalan dengan cepat. Kelemahan organisasi lini : a. Tujuan pribadi pimpinan tertinggi seringkali tidak dapat dibedakan dengan tujuan organisasi. b. Adanya tendensi dari pimpinan tertinggi untuk senantiasa bertindak secara otoriter dan diktatorial. c. Organisasi secara keseluruhan terlalu bergantung kepada pimpinan seseorang, sehingga dalam keadaan seseorang tersebut kebetulan berhalangan, maka kemacetan dan kelumpuhan kerja terjadi diman-mana. d. Penegmbangan bakat karyawan kurang mendapat perhatian dan penyaluran yang tepat. 2) Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization) Organisasi lini dan staf adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pimpinan tertinggi kepada para kepala unit bawahannya. Untuk mebantu kelnacaran kerja dalam rangka pelaksanaan seluruh tugas poko organisasi, amka langsung dibawah pimpinan tertinggi, atau langsung dibawah masing-masing kepala unit ditempatkan seorang pejabat atau lebih yang tidak mempunya wewenang komando. Jadi para pejabat ini bertugas semata-mata memberikan bantuan, nasihat, saran-saran dan pelayanan yang sebaik-baiknya kepada pimpinan tertinggi dan para kepala unit dalam amsalah-masalah administrasi, personel, keuangan, logistik dan sebainya. Kebaikan organisasi lini dan staf : a. Ada pembagian kerja yang jelas antara orang-orang yang memegang tugas poko dan tugas yang memegang bantuan atau pelayanan. b. Kerjasama, koordinasi, dan pengendalian dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya. c. Pengembangan bakat segenap anggota oerganisasi terjamin. d. Disiplin dan gairah kerja karyawan umunya tinggi. e. Prinsip the right man in the right palce dapat mudah terlaksana. f. Dapat diterapkan untuk segala macam organisasi besar maupun kecil. Keburukan organisasi lini dan satf : a. Anatar kelempok kerja seringkali terjadi persaingan kelompok yang tidak sehat. b. Karena pada kelompok staf banbyak pekerjaan yang berhubungan dengan masalah uang, kendaraan, kesejaahteraan, perumahan, kenaikan pangkat, dam sebagianya maka ornag lalu sering berebut untuk meduduki jabatan itu tanpa menghiraukan ada tidaknya keahlian padanya. c. Tugas pokok organisasi seringkali dinomer duakan. d. Arus kerja dan proses pengambilan keputusan seringkali berbelit. e. Apabila pertumbuhan tidak terawasi dengan tepat bisa menyuburkan adanya praktel, sistem famili atau teman, sehingga struktur organisasi tidak lagi sesuai volume kerja yang ada. 3) Organisasi Fungsional (Functional Organization) Organisasi fungsional adalah organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada para Kepala Unit sebagai Pejabat Struktural yang memimpin kelompok kerja tertentu sebagai para pelaksana dalam suatu bidang pekerjaan dengan keahlian yang tertentu pula. Kelompok kerja seperti itu dikenal dengan kelompok yang menduduki Jabatan Fungsional. Kelompok ini dilengkapi dengan pimpinanya yang diangkat secara khusus. Tiap Kepala Unit mempunyai wewenang untuk memeribtahkan para Pejabat Fungsional sepanjang menyangkut bidang pekerjaan tadi. Kebaikan organisasi fungsional : a. Proses kerja cepat, terarah dan lebih terprogram. b. Pemanfaatan anggaran, personel, dan peralatan tepat. c. Kenaikan pangkat para pejabat fungsional dapat lebih cepat sesuai dengan prestasinya. Keburukan organisasi fungsional a. Para pejabat fungsional kadang-kadang bingung mengikuti prosedur administratif. b. Suasana kerja Kepala-Kepala Unit sanagt berbeda dengan suasana kerja para Pejabat Fungsional. c. Pangkat para Pejabat Fungsional dapat lebih tinggui dari Kepala Unitnya. 4) Organisasi Lini dan Fungsional (Line and Functional Organization) Organisasi lini dan fungsional adalah suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimphakn kepada para Kepala Unit dibawahnya, khususnya dalam suatu bidang pekerjaan tertentu, dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan pula wewenangnya kepada Pejabat-pejabat Fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional, akan tetapi yang karena tugas-tugasnya maka secara fungsional koordinasinya diserahkan kepada Kepala-kepalaUnit tersebut terdahulu tanpa memandang tingkat atau jenjangnya. Kebaikan organisasi lini dan fungsional: a. Partsipasi para karyawan tinggi. b. Displin para karyawan tinggi. c. Produktivitas tinggi, sebab spesialisasi dimafaatkan secara maksimal. d. Top manajer tidak disibukkan dengan pekerjaan rutin yang kurang strategis. Keburukan organisasi lini dan fungsional : a. Organisasi kurang fleksibel dan tour of duty atau perpindahan pekerjaan sukar dijalankan, sebab spesialisasi sangat rinci. b. Karena terlalu dispesialisasikan maka seringkali masing-masing Pejabat Fungsional tidak menghiraukan perlunya keterpaduan antar bidang pekerjaan, sehingga “Konsep sitem” kurang berkembang. c. Para Pejabat Fungsional sering bingung karena dikordinasi oleh lebih dari satu orang. d. Pekerjaan spesialisasi dapat menimbulkan kejenuhan. 5) Organisasi Lini, Fungsional, dan Staf (Line, Functional, and Staff Organization) Merupakan pekembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional. Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada Kepala-kepala Unit dibawahnya yang bertugas dalam suatu bidang tertentu, selnjutnya dari pimpinan tertinggi tersebut masih melimpahkan pula wewenangnya kepada Pejabat-pejabat Fungsional yang bertugas melaksanakan bidang pekerjaan dengan keahlian tertentu didalamnya, dan untuk pelaksanaanya dikoordinasika Kepala-kepala Unit tersebut terdahulu. Disamping itu, dibawah pimpinan tertinggi ditempatka pula seseorang atau beberapa orang pejabat sebagai staf ahli ataupun staf penahsehat yang tidak mempunyai wewenang lini dan komando, melainkan bertugas membantu pimpinan dalm memimpin organisasi. Kebaikan organisasi lini, fungsional dan staf : a. Dispilin kerja para pegawai tinggi. b. Pembagian kerja dan koordinasi baik. c. Lapangan kerja dan formasi terbuka luas. d. Produktivitas tinggi, karena spesialisasi maksimal. Keburukan organisasi lini, fungsional dan staf : a. Partisipasi kurang, karena diantara tiga kelompok pegawai sering terdapat persaingan yang tidak sehat. b. Arus kerja dan prosedur pengambilan keputusan tidak lancar. c. Walaupun informasi terbuka luas tetapi f;eksibilitas tidak mudah terlaksana karena spesialisasi begitu rinci “Konsep Sistem” kurang berkembang. d. Dalam hal terjadi kemcetan, biasanya saling menyalahkan tidak dicari sebabnya. 6) Organisasi Komite (Comitte Organization) Organisasi komite adalah suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksankan secara kolektif oleh sekelompok pejabat yang berupa suatu komite atau dewan. Dewan hanya terdari dari Presiden, wakil presiden, dan para direktur lainnya. Kebaikan organisasi komite : a. Keputusan yang diambil biasanya baik, karena berdasarkan musyawarah para anggota komite atau anggota dewan. b. Kemungkinan adanya tindakan secara otoriter dan diktatoris sangat kecil. c. Karena keanggotaan pada komite dan dewan pemilhannya dilakukan secara bergilir, maka dalam organisasi ini dapat terjamin adanya pengembangan karier seseorang. Kelemahan organisasi komite : a. Walaupun kpeutusan-keputusan baisanya baik, namun prosesnya agak lambat. b. Dalam hal terjadi kemacetan, para pejabat dapat saling melemparkan kesalahan. c. Biaya rutim untuk kegiatan organisasi tinggi. E. ALASAN-ALASAN PENTINGNYA ORGANISASI • Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugas (seseorang tidak dapat mengerjakan sendiri segala-galanya) • Organisasi mempengaruhi koordinasi • Organisasi menentukan tanggung jawab dari pada jabatan perorangan • Organisasi merumuskan otoritas untuk melaksanakan tugas-tugas • Organisasi dapat mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai F. FAKTOR-FAKTOR DALAM MERANCANG ORGANISASI Dalam merancang organisasi sipertimbangkan beberapa faktor agar supaya organisasi itu dapat dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan perusahaan dengan lancar tanpa menimbulkan friction. Beberapa faktor dasar yang perlu mendapat perhatian guna dipertimbangkan ialah : • Pembagian pekerjaan • Pembagian kekuasaan • Pertanggung-jawaban • Hubungan organisatoris • Fleksibilitas G. JENIS-JENIS PEMBAGIAN PEKERJAAN Berorganisasi pada hakekatnya adalah membagi tugas atau membagi pekerjaan untuk mencapai tujuan organisasi. Di dalam perusahaan pembagian pekerjaan itu disebut pula departementasi atau divisionisasi. Ada beberapa dasar / ciri pembagian pekerjaan yaitu menurut : • Fungsi-fungsi yang dilaksanakan • Daerah geografis, teritorial atau tempat • Produk yang dibuat • Langganan/costumer/pembeli • Saluran distribusi atau pemasaran • Proses pembuatan (proses produksi) • Alat-alat/equipment yang digunakan • Proyek • Waktu mengerjakannya • Kombinasi H. POKOK-POKOK PETUNJUK BERORGANISASI Daftar yang dapat digunakan sebagai petunjuk atau pedoman dalam berorganisasi supaya organisasi yang di urusnya menjadi efektif : • Tentukan dengan jelas “tujuan” organisasi (perusahaan) dan tujuan masing-masing bagian/petugas. • Tetapkanlah pekerjaaan-pekerjaan/kegiatan-kegiatan yang harus dilaksnakan untuk mencapai tujuan masing-masing. • Kelompokkanlah tugas-tugas/pekerjaan-pekerjaan untuk memudahkan pembagian pekerjaaan. • Dalam membagi pekerjaan yang berarti pula mendelegasikan pekerjaan haris disertai dengan pendelegasian wewenang/hak atau kekuasaan serta alat yang diperlukan. • Kepada penerima pendelegasian diharuskan memberikan laporan dan pertanggung jawaban (Accountability) kepada yang memberikan pekerjaan. • Dalam memberikan/mendelegasikan pekerjaan harus selalu diperhatikan keseimbangan antara : tugas, kemampuan, wewenang dan pertanggung jawaban. • Dari pihak atasan selalu dijaga adanya unity of command, yaitu tidak terpecah-pecahnya perintah-perintah dari atasan dari sumber yang berbeda-beda yang membuat kesulitan bawahan. • Adanya koordinasi dari pihak atasan kepada bawahan-bawahan yang dilaksanakan dengan cara perintah, pengawasan, laporan dan perencanaan. • Adanya pembagian kekuasaan-kekuasaan agar supaya tidak berpusat pada satu atau beberapa tangan yang dapat mengakibatjan tindakan sewenang-wenang, lepas dari pengawasan, dan atau menimbulkan birokratisme dan penyalahgunaan. • Adanya penghargaan terhadap petugas dengan pemberian penghasilan yang wajar. • Adanya sikap bijaksana dan adil pihak atasan terhadap bawahan dalam menyelesaikan suatu masalah. • Setiap orang yang berada di dalam organisasi harus mempunyai pekerjaan dan tiap tugas pekerjaan yang harus dilaksanakan ada orangnya yang melaksanakan. • Adanya hubungan berantai tang tak putus-putus dari atas ke bawah dan sebaliknya. • Adanya tertib disiplin bagi setiap pejabat/petugas/karyawan. • Diusahakan selalu tampak adanya “esprit de corps” pada semua anggota organisasi. • Di dalam organisasi atau perusahaan di usahakan adanya kepentingan umum di atas kepentinga pribadi. • Tidak boleh kaku, melainkan supel dan fleksibel, tanpa mengabaikan cita-cita dan atau tujuan organisai/perusahaan. SUMBER BUKU : 1. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, Prof. DR. Hj. Sedarmayanti, M.Pd., APU 2. Pengantar Ekonomi Perusahaan Praktis, Drs. Soehardi Sigit

Tweet

Jangan sampai ketinggalan postingan-postingan terbaik dari My Habit. Berlangganan melalui email sekarang juga:

Atau sobat juga bisa follow My Habit dengan mengklik tombol di bawah ini:

Artikel keren lainnya:

Ditulis oleh My Habit pada tanggal Thursday, November 12, 2015