SISTEMATIKA PROSES HUBUNGAN MASYARAKAT

Fungsi sentral humas adalah menunjang manajemen dalam mencapai tujuan organisasi, dengan komunikasi sebagai kegiatannya yang utama. Sasaran kegiatan humas adalah publik intern dan publik ekstren, sedangkan tujuannya adalah terbinanya hubungan harmonis antara organisasi dengan publik

tersebut.

Pubik intern dan ekstern yang menjadi sasaran itu amat kompleks, dan manajemen suatu organisasi yang harus didukungnya sangat rumit sehingg, untuk menenganinya secara efektif dan efesien, humas harus melakukan kegiatan yang sistematis, efektif berarti menimulkan hasil yang sesuai dengan harapan, dan efesien mengandung makna tujuan dicapai secara optimal dengan biaya, waktu, dan personel yang minimal, sedangkan sistematis berarti penusunan yang runtut secara seksama.

Sistematis kegiatan humas berlangsung menurut tahap-tahap penelitian, perencanaan, penggiatan, dan penilaian.

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

1.      PENELITIAN

Penelitian merupakan tahap pertama dalam sistematika kegiatan humas. Yang dimaksud dengan penelitian disini adalah data collecting (pengumpulan data) dan fact finding (pengkajian fakta). Kadar intensitas penelitian ditentukan oleh besar kecilnya organisasi.

Pada tahap penelitian ini kahumas sering dipesamakan dengan perwira intelijen yang bertugas melakukan penyelidikan. Dalam kegiatan mencari data dan menalaah terdapat persamaan, bedanya ialah, jika intelijen menangani data dan fakta dalam rangka menghancurkan musuh, maka kahumas mengelola data dan fakta dalam rangka membina publik, dalam hubungan ini, yang dikaji adalah faktor-faktor pendukung dan penghambt yang diperlukan untuk tahap berikutnya, yakni perencanaan.

Dalam kegiatan pengolahan, kahumas melakukan perbandingan, pertimbangan, pnilaian dan penelitian, sehingga menjadi informasi yang akurat. Data yang sudah matang, yang kemudian menjadi informasi itu, dipilih, diklasifikasikan, dipisah-pisahkan, dan dikelompok-kelompokkan, lalu disusun sedemikian rupa sehingga memudahkan kelak dalam penggunaannya.

Penelitian dalam humas dapat berjenis penelitian opini (opinion research) atau penelitian motivasi (motivation research).

Penelitian opini adalah kegiatan untuk menyelidiki pendapat yang berbeda mengenai suatu hal atau masalah.

Penelitian motivasi sebagai cabang dari penelitian pemasaran (marketing research) merupakan kegiatan mecari, menghimpun, dan mengelola data faktual mengenai kebutuhan dan keinginan publik.

2.      PERENCANAAN

Perencanaan sebagai tahap kedua dalam kegiatan humas meskipun didukung oleh data faktul yang lengkap belum tentu akan membuat pelaksanaannya efektif apabila tahap ini tidak ditangani dengan seksama.

Pada tahap perencanaan, kahumas perlu terlebih dahulu menginvestarisasi masalah untuk selanjutnya mengkorelasikan aspek yang satu dengan aspek ang lainnya sehingga dalam pelaksanaannya kelak, masalah-masalah yang menghambat tujuan akan dapat diatasi.

Tahap perencaan ini menghendaki pemikiran yang matang karena tahap inilah yang menentukan keberhasilan pada tahap operasionalnya, perencanaan menghendaki penglihatan yang jauh kemuka, kedalam, dan kesekelilingnya. Pada tahap perencanaan tersebut kahumas perlu melakukan komunikasi intrapersona, berdialog dengan diri sendiri.

Ø  Apakah yang dijadikan tujuan?

Ø  Apakah tujuan itu menyenangkan?

Ø  Apakaj upaya untuk mencapai tujuan itu dapat dilakukan dengan personel yang ada?

Ø  Faktor-faktor apakah yang dapat mendukung pencapaian tujuan itu?

Ø  Apakah tujuan itu mungkin dicapai?

Ø  Faktor-faktor apakah yang mungkin menghambat perencanaan tujuan tersebut?

Ø  Apakah sudah diperhitungkan dengan kebijaksanaan humas?

Ø  Apakah sudah diperhitungkan dengan kebijaksanaan organisasi?

Ø  Apakah tidak menghambat usaha lainnya?

Ø  Dari mana biaya diperoleh?

Ø  Apakah akibatnya bila upaya ang dilakukan gagal?

Ø  Kenapa dilakukan sekarang?

Ø  Siapa yang harus memberi persetujuan?

Ø  Siapa yang harus diberi informasi?

Ø  Kapan tujuan itu harus selesai dilaksanakan?

Menyusun rencana harus berpihak pada fakta. Fakta adalah kenyataan, baik berupa hal yang dilihat sendiri maupun keterangan yang didapat dari sumber lain.

Rencana harus berbagi menjadi program-program dalam rangka memecahkan masalah-masalah khusus, tetap terpadu dalam rencana yang merupakan program induk.

Program merupakan campuran kebijaksanaan dengan produser. Keijaksanaan sudah digariskan dalam humas yang merujuk padda organisasi tempat humas itu dioperasikan. Prosedur adalah tata cara yang meliputi pilihan tindakan unsur ditetapkan salah satu daripadanya.

Rencana dan program yang dituangkan dalam bentuk konsep merupakan tolak ukur kemampuan seorang kahumas, sejauh mana cakrawala pemikirannya, dan sejauh mana kelayakannya untuk dioperasikan.

3.      PENGGIATAN

Tahap penggiatan adalah pelaksanaan secara aktif rencana yang telah disusun berdasarkan data faktual yang telah dikerjakan pada tahap-tahap sebelumnya.

Setiap tugas harus dimulai dengan mengadakan penelitian untuk mengadakan penelitian untuk mencari data yang faktual; hasil penelitian ini adalah untuk bahan perencanaan guna dijadikan pedoman, petunjuk dan pola kegiatan. Dalam penggiatannya ada yang dapat dilakukan secara santai saja, tidak perlu terburu-buru, ada yang harus segera, bahkan ada yang harus dikerjakan amat segera.

Fokus kegiatan humas adalah pada faktor manusia. Merekalah yang harus dibina sehingga bekerja dalam kebersamaan yang harmonis. Dalam pengelolaan manusia untuk menjadi pelaksana yang andal, penguasaan kahumas mengenai teknik-teknik komunikasi menjadi amat penting.

4.      PENILAIAN

Penilaian merupakan tahap terakhir dari proses humas yang sering diabaikan oleh kahumas, padahala tahap ini penting sekali dalam rangkamembina kegiatan humas secara dinamis secara dinamis spiralistis.

Penilaian berfungsimengkaji pelaksanaan suatu rencana yang terdiri atas program-program yang dalam penyusunannya ditujang oleh hasil penelitian ini di telaah, apakah rencana yang ditunjang oleh hasil penelitian itu dilaksanakan sebagaimana mestinya, dengan lain perkataan, apakah pelaksanaan sesuai dengan rencana. Pada tahap penialian, dilakukan telaah terhadap faktor-faktor penghambat apabila ternyata pelaksanaannya menjumpai kesulitan menyebabkan tujuan yang ditetapkan pada perencanaan tidak tercapai.