KOMUNIKASI

1.      Definisi Komunikasi

Komunikasi berasal dari bahasa latinCommunicatio dari induk kata Communis yang berarti sama, sama di sini maksudnya adalah sama makna. Artinya, menyamakan ide atau symbol-simbol menjadi satu makna dengan orang lain.

Menurut Charles Colley komunikasi adalah mekanisme yang menyebabkan adanya hubungan antar manusia dan yang memperkembangkan semua lambang pikiran, bersama-sama dengan sarana untuk menyiarkannya dalam ruang dan merekamnya dalam waktu. Ini mencakup wajah, sikap dan gerak-gerik, suara, kata-kata tertulis, percetakan, kereta api, telegrap, telepon, dan apa saja yang merupakan penemuan mutakhir untuk menguasai ruang dan waktu.[1]

1.      Pola Komunikasi Organisasi

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a.       Saluran komunikasi formal

Komunikasi formal merupakan komunikasi yang cenderung birokratis dan ketat, sehingga pengambilan keputusan menjadi lamban.Pesan mengalir melalui jalan resmi yang ditentukan oleh hierarki resmi organisasi atau oleh fungsi pekerjaan.[2] Kaitannya dengan proses penyampaian informasi,  terdapat beberapa bentuk, diantaranya:

1)      Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi ke bawah yaitu suatu penyampaian informasi baik lisan maupun tulisan, secara  langsung maupun tak langsung, berupa perintah atau penjelasan umum dari atasan kepada bawahannya. Hal ini senada dengan apa yang disampaikan Robbin yang menjelaskan sebagai berikut: Komunikasi yang berlangsung dari tingkat tertentu dalam satu kelompok atau organisasi ke tingkat yang lebih rendah.[3]

Menurut  Onong U Effendy pelaksanaan komunikasi ke bawah, informasi ini dapat berupa:mengadakan rapat, memasang pengumuman, menerbitkan majalah intern, dan pemberian pujian.

Menurut Katz dan Kahn dalam kajian teori kelompok 3, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok[4], yaitu:

o   Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.

o   Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

o   Meberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.

o   Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para anggota.

o   Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

Factor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah[5] antara lain:

  Keterbukaan

  Kepercayaan pada tulisan pesan

  Pesan yang berlebihan

  Timing (waktu pengiriman pesan)

  Penyaringan pesan

2)      Komunikasi dari bawah ke atas

Komunikasi ke atas yaitu  suatu penyampaian informasi yang mengalir atau berasal dari bawahan kepada pimpinan/atasan. Prinsip-prinsip komunikasi ke atas menurut Planty dan Mchaver adalah sebagai berikut[6]: Harus direncanakan, berlangsung terus menerus, menggunakan saluran yang rutin, menekan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah, pendengaran yang objektiv, pengambilan tindakan berespon terhadap masalah dan menggunakan berbagai macam media untuk memajukan informasi.

3)      Komunikasi horizontal

Komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar /sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain[7]mengkoordinasikan tugas-tugas, saling membagi informasi untuk perencanaan aktivitas, memecahkan masalah yang timbul diantara orang-orang yang berada pada tingkatan yang sama, menyelesaikan konflik, menjamin pemahaman yang sama, dan menegmbangkan sokongan interpersonal. Komunikasi horizontal sering diperlukan untuk menghemat waktu dan memudahkan koordinasi.

4)      Komunikasi diagonal

Komunikasi antara dua tingkat organisasi yang berbeda. Komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya yaitu:

a)      Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.

b)      Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Dan kelemahannya dapat mengganggu komunikasi yang rutin yang sudah berjalan sebelumnya.

b.      Saluran komunikasi informal

Komunikasi informal cenderung luwes/fleksibel dan tidak ketat, berkomunikasi dengan lainnya tanpa memperhatikan posisi mereka dalam organisasi, maka pengarahan sifat arus informasi pribadi.Jaringan ini biasa di sebut desas-desus (grapevine).Jaringan juga dapat digunakan oleh para manajer untuk memonitor para anggotanya dalam melakukan tugasnya.

2.      Proses Komunikasi

Menurut Bovee dan Thill dalam kajian teori kelompok 3, proses komunikasi terdiri dari enam tahap, yaitu:

a.       Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan

b.      Pengirim merubah ide menjadi suatu pesan

c.       Pengirim menyampaikan pesan

d.      Penerima menerima pesan

e.       Penerima menafsirkan pesan

f.       Penerima memberi tanggapan dan umpan balik ke pengirim

3.      Munculnya kesalahpahaman komunikasi

a.       Masalah dalam mengembangkan pesan

munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang tebiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

b.      Masalah dalam menyampaikan pesan

munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima, dan masalah yang paling jelas adalah faktor sarana fisik untuk komunikasi.

c.       Masalah dalam menerima pesan

Munculnya persaingan antara penglihatan dan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu kurang terang dan kondisi lain yang mengganggu konsentrasi audiensi.

d.      Masalah dalam menafsirkan pesan

Karena perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran dan perbedaan reaksi emosional

4.      Memperbaiki komunikasi

Untuk memperoleh komunikasi yang efektif maka diperlukan beberapa syarat, yaitu:

a.       Persepsi

Memprediksi apakah pesan-pesan ynag disampaikan dapat diterima atau tidak.

b.      Ketepatan

Perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir agar tepat sasaran.

c.       Kredibilitas

o   Optimis bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya.

o   Yakin bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dpat dipertanggung jawabkan.

o   Memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.

d.      Pengendalian

mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi, agar terlihat reaksi komunikan.

e.       Keharmonisan

menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiensnya.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memeperhatikan tiga hal sebagai berikut:

a.       Membuat pesan secara lebih berhati-hati dengan memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi serta memperhatikan audiens yang akan dituju.

b.      Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

c.       Mempermudah umpan balik.

5.      Komunikasi Personal

Komunikasi personal merupakan proses penyampaian pikiran yang bersifat pribadi. Komunikasi personal diklasifikasikan menjadi:

a.       Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi dengan diri sendiri, Jadi seseorang berdialog dengan dirinya sendiri..

Proses komunikasi intrapersonal:

1)      Persepsi, proses di mana seseorang mulai mengenal sesuatu.

2)      Ideasi, proses pembentukan ide-ide atau citra-citra hasil proses persepsi tadi.

3)      Transmisi, Proses pengiriman atau penyebaran sesuatu dari tempat yang satu ke tempat yang lain.

b.      Komunikasi Interpersonal

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain yang juga seorang diri secara pribadi. Komunikasi interpersonal diklasifikasikan menjadi:

1)      Komunikasi diadik, komunikasi yang berlangsung antara dua orang.

2)      Komunikasi triadik, komunikasi yang berlangsung antara tiga orang, yang terdiri dari seorang komunikator dan dua orang komunikan.

Komunikasi interpersonal dinilai sangat ampuh dalam mengubah komponen jiwa komunikan, sebab:

•         Komunikator dapat mengetahui kerangka referensi komunikan secara penuh dan utuh.

•         Komunikan berlangsung dialogis

•         Komunikasi berlangsung tatap muka

6.      Komunikasi Kelompok

Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara seseorang dengan sejumlah orang yang banyaknya lebih dari dua orang di suatu tempat tertentu.Ada kelompok besar da nada kelompok kecil.Besar kecilnya kelompok komunikan ditinjau dari intensitas komunikasi yang berlangsung.

1)      Komunikasi kelompok kecil

Kelompok komunikan yang dalam situasi komunikasi terdapat kesempatan untuk memberikan tanggapan secara verbal.Ada beberapa bentuk komunikasi kelompok kecil dalam proses dan mekanismenya, yaitu:Diskusi panel, Forum, Simposium, Seminar, dan Brainstorming.

2)      Komunikasi kelompok besar

Komunikasi dengan sekelompok komunikan yang oleh karena jumlahnya yang besar, situasi komunikasinya tidak memungkinkan terjadinya umpan balik verbal.

7.      Fungsi Komunikasi dalam Kelompok/Organisasi

Adapun beberapa fungsinya yakni:[8]

a.       Fungsi informative

Organisasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Maksudnya,seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik,dan lebih tepat.

b.      Fungsi regulative

Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.

Ada dua hal yang berpengaru terhadap fungsi regulative

Pertama, atasan atau orang yang berada dalam tataran managemen, yaitu mereka memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.

Kedua, berkaitan dengan pesan atau message,pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.

c.       Fungsi persuasive

Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih suka memersuasi bawahanya dari pada memberi perintah

d.      Fungsi integrative

Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan anggota dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan baik.