PERANAN ADMINISTRASI DALAM ORGANISASI TATA USAHA DAN PERANANNYA DALAM MANAJEMEN

1.Pengertian Administrasi Administrasi adalah kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. administrasi juga merupakan kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. 1. Administrasi dalam arti sempit: berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA ), yang meliputi kegiatan: catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi. 2. Administrasi dalam arti luas: • berasal dari kata Administration (Leonard D.White) Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar dankecil. • H.A Simon Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama. • William H. Newman Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya tujuan bersama. Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagaifungsi administrasiatau bisa dikatakan juga bahwa administrasi merupakanIlmuyang mempelajari proses kegiatan kerjasama manusia untuk mencapai tujuan yangditentukan adalah ilmu Administrasi. Kegiatan kerjasama itu sendiri merupakangejala yang sifatnya universal, sejak zaman manusia masih primitif sampai zaman modern ini. 2.Pengertian Organisasi Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formaldipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3. Pengertian tata usaha Dalam Kamus Bahasa Indonesia: "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan "penata usaha ialah" orang yang menyelenggarakan tata usaha. Pernan administrasi dalam organisasi tata usaha : • Merencanakan memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus melakukannya, dan siapa yang harus melakukannya. • Mengorganisasikan Melibatkan identifikasi tanggung jawab yang harus dilakukan, pengelompokkan tanggung jawab ke departemen atau divisi, dan menetapkan hubungan organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai upaya yang terkoordinasi antara semua elemen dalam organisasi (Koordinasi). Pengorganisasian harus memperhitungkan rekening pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dan rentang kendali dalam unit pengawasan. • Staffing Berarti mengisi posisi pekerjaan dengan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Ini melibatkan menentukan kebutuhan kepegawaian, menulis deskripsi pekerjaan ,rekrutmen dan penyaringan orang untuk mengisi posisi. • Mengarahkan (Komandan) Memimpin orang dengan cara yang mencapai tujuan organisasi. Ini melibatkan tepat alokasi sumber daya dan menyediakan sistem dukungan yang efektif. Mengarahkan memerlukan keterampilan interpersonal yang luar biasa dan kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu isu penting dalam mengarahkan adalah untuk menemukan keseimbangan yang benar antara penekanan pada kebutuhan staf dan penekanan pada produksi ekonomi. • Mengawasi Fungsi yang mengevaluasi kualitas di semua wilayah dan mendeteksi atau potensi penyimpangan aktual dari organisasi rencananya. Hal ini menjamin kinerja berkualitas tinggi dan hasil yang memuaskan dengan tetap menjaga lingkungan yang tertib dan bebas masalah. Pengendalian meliputi manajemen informasi, pengukuran kinerja, dan institusi tindakan korektif. Peranan administrasi dalam manajemen Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan. Supaya terjadi kerjasama untuk mencapai tujuan, diperlukan proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut Manajemen. Dengan demikian Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen. Kemudian, agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka, atau struktur dimana kerjasama dilakukan disebut Organisasi.