ISI DAN FUNGSI DOKUMEN SEMI PUBLIK (ARSIP) DAN PUBLIK (PERPUSTAKAN)

B. Isi dan fungsi Dokumen Semi Publik ( Arsip ) Untuk mengetahui apa isi dari dokumen semi publik ( yang disimpan oleh lembaga arsip), perlu diketahui terlebih dahulu mengenai istilah : 1. Arsip dinamis (records) a. Arsip dinamis aktif b. Arsip dinamis Inaktif 2. Arsip Statis ( Archives) “Arsip Dinamis adalah informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer,yang dibuat atau diterima oleh badan koorporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut.” (Sulistyo-Basuki, 2003) Penjelasan di atas telah tergambar bahwa isi dari dokumen arsip dinamis adalah dokumen yang berisi informasi yang berkaitan atau menunjang kegiatan sehingga disimpan sebagai bukti aktifitas tersebut. Arsip juga dijelaskan sebagai semua informasi terekam, apapun media atau karakteristiknya, yang dibuat atau diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi atau lembaga/instansi dalam menjalankan kewajibannya menurut hukum atau pelaksanaan kegiatan bisnisnya. Fungsi dari dokumen arsip dinamis adalah sebagai berikut : 1. Nilai administratif. Rekod membantu pegawai melaksanakan tugas-tugas perkantoran di dalam lingkup perusahaan. Contoh: Pedoman kebijaksanaan dan prosedur, buku petunjuk, dan bagan struktur organisasi. 2. Nilai fiskal. Rekod dapat digunakan untuk menjalankan kegiatan finansial atau fiskal masa kini maupun di masa mendatang. Rekod fiskal mendokumentasikan dana operasional atau memenuhi keperluan pemeriksaan pajak. Contoh: surat pajak, rekod transaksi keuangan seperti bukti pembelian dan penjualan, invoice, neraca, surat keterangan pendapatan atau penghasilan. 3. Nilai hukum. Rekod memberi bukti dari transaksi bisnis. Contoh: kontrak, perjanjian finansial yang mengikat secara hukum/berkekuatan hukum, serifikat atau dokumen lain yang membuktikan kepemilikan atas tanah dan bangunan, dan anggaran dasar perusahaan. 4. Nilai historis. Rekod merupakan dokumen yang mencatat kegiatan organisasi dan pergantian haluan tahun demi tahun. Notulen rapat, akta pendirian badan korporasi, dokumen kehumasan, dan informasi tentang para anggota direksi. Di samping itu, nilai banyak rekod bertambah dengan berlalunya waktu. Sebutan lain untuk rekod adalah arsip dinamis, sedangkan rekod yang tidak digunakan lagi untuk menunjang kegiatan sehari-hari disebut arsip statis, atau arsip saja. Sebutan yang berbeda ini terjadi karena asal usul kata: rekod berasal dari records bahasa Inggris, sedangkan arsip berasal dari archief bahasa Belanda (dynamisch archief dan statisch archief). Rekod atau arsip dinamis ditinjau dari dari tingkat dan lingkup kepentingan dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip dinamis aktif (active records, atau juga disebut current records) dan arsip dinamis inaktif (inactive records). Arsip dinamis aktif (biasanya disebut arsip aktif saja) adalah arsip yang frekuensi kegunaannya untuk penyelenggaran bisnis atau urusan lain masih tinggi. Untuk organisasi besar, misalnya perusahaan dengan banyak cabang dan bagian, atau instansi yang membawahi berbagai departemen arsip aktif dikelola secara desentralisasi. Karena masih sering digunakan sebagai berkas kerja maka paling efisien apabila arsip aktif disimpan, dipelihara, dikelola, di unit kerja yang memerlukannya untuk urusan sehari-hari. Pada organisasi atau instansi kecil, dengan struktur organisasi sederhana, sedikit pegawai dan rekod yang tidak besar jumlah dan jenisnya, rekod atau arsip aktif dapat disimpan secara terpusat pada unit yang ditugaskan untuk mengelolanya. Arsip inaktif atau inactive records adalah rekod yang tidak digunakan lagi sebagai berkas kerja sehari-hari, tapi kadang-kadang masih diperlukan sebagai referensi atau alasan non-operasional lain. Arsip inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara di masing-masing unit kerja, tetapi disimpan secara terpusat pada suatu pusat arsip atau records center. Pengaturan seperti ini juga lazim bagi organisasi yang kompleks, pegawai banyak dan rekod berjumlah besar. Keuntungannya adalah bahwa rekod aktif dan inaktif tidak tercampur, maka pengelolaannya lebih mudah. Peralihan rekod dari aktif menjadi inaktif terjadi melalui suatu proses yang tergantung dari kegunaan masing-masing rekod bagi kepentingan pelaksanaan pekerjaan . Jangka waktu dari aktif ke inaktif sepenuhnya tergantung dari masih perlu tidaknya rekod tsb. untuk penyelesaian suatu urusan di unit kerja, jadi berbeda-beda. Ada yang lama berada pada tahap aktif, ada yang hanya untuk periode singkat. Arsip statis. Rekod atau arsip inaktif pada suatu ketika menurun nilai gunanya dan sama sekali tidak dibutuhkan lagi. Saat itu harus diputuskan apakah rekod tersebut akan: (1) dimusnahkan atau (2) disimpan selama-lamanya sebagai arsip permanen. Penentuan musnah atau simpan permanen dilakukan melaui proses penilaian (records appraisal). Arsip yang tidak tinggi nilai gunanya baik sebagai bahan pertanggungjawaban kegiatan organisasi maupun kepentingan lain, dimusnahkan. Arsip dengan nilai informasi cukup tinggi dipertahankan dan disimpan dan dilestarikan secara permanen, sebab berguna sebagai sumber sejarah, penelitian dan sebagainya. Yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip permanen ini. Dalam bahasa Inggris disebut archives, yakni: “The non-current records of an organization or institution preserved because of their continuing value. Informasi yang terkandung dalam arsip (statis) beralih pada kegunaan yang lebih luas. Manfaatnya bukan lagi sebagai sarana penunjang manajemen, melainkan untuk manfaat dengan sifat lebih luas, yaitu penelitian dan pengetahuan bagi masyarakat umum. Arsip statis sebab itu sifatnya terbuka. Maksudnya dapat dilihat, dibaca, digunakan oleh semua kalangan atau individu yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan rekod atau arsip aktif yang tidak terbuka bagi yang tidak berhak atau berkepentingan. Namun kadang-kadang masih juga ada pembatasan tertentu, misalnya karena alasan keamanan negara, arsip tertentu tidak bleh digunakan oleh sembarang orang. Fungsi arsip statis adalah : 1. Sebagai memori perusahaan atau perorangan Sama halnya dengan arsip dinamis arsip statis juga digunakan sebagai memori organisasi , kebutuhan akan merekam informasi sangat diperlukan mengingat akan keterbatasan daya ingat manusia. 2. Untuk pembuktian Dalam kasus hukum sangat dibutuhkan arsip dinamis untuk menududukan posisi mereka. Dalam hal litigasi tidak hanya arsip dinamis yang dibutuhkan dalam proses pengadilan sebagai alat bukti. Arsip statis juga penting sebagai bukti otentik yang tertua. Misalnya dalam kasus persengketaan tanah, ataupun wilayah tutorial anatar Negara (perebutan) 3. Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan Berdasarkan ketentuan hokum , perusahaan harus menyimpan arsipnya selama waktubtertentu. Untuk Indonesia , menurut ketentuan KUH Dagang pasal 6. Arsip dinamis keuangan harus disimpan selama 30 tahun. Untuk lembaga pemerintahan, arsip dinamis personalia harus disimpan sampai personalia tersebut pension hingga terakhir sampai anak si pensiun semuanya berumur 18 tahun. 4. Sebagai sumber penelitian , khususnya penelitian sejarah. Arsip statis dapat digunakan sebagai bahan untuk penelitian sejarah. karna tanpa arsip tidak ada sejarah. 5. Untuk keselamatan manusia Arsip dapat digunakan pada kondisi tertentu untuk menyelamatkan fisik maupun rohani seseorang. 6. Untuk kepentingan masyarakat Arsip kedokteran (rekam medis) dapat digunakan oleh dokter untuk melihat gejala dan pola penyakit dalam upaya mencari pencegahan dan penyembuhan. 7. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan